কভার লেটার লেখার গুরুত্বপুর্ন টিপস

0
803
কভার লেটার লেখার গুরুত্বপুর্ন টিপস
5 (100%) 4 votes

আহ, ভয়ংকর সেই কভার লেটার। কভার লেটার মানে কি জানেন, যে লেটার আপনার চাকরির আবেদনের যাবতীয় দিক কভার করে তাকে কভার লেটার বলে। এটি খুব দ্রুত প্রতিষ্ঠানকে আপনার সম্পর্কে আইডিয়া দেবে এবং বলবে আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড কি এবং সাথে এও বলবে কেন আপনি এ চাকরির জন্য সেরা। চাকরিদাতার কাছে যেন আপনার প্রতিনিধি হয়েই হাজির হয় এই কভার লেটার। আর এই কভার লেটার এ কি দিব বা কি দিব না তা নিয়ে চিন্তার যেন শেষ নেই। আর যখন ই কভার লেটার লিখতে বসেন তখন কি করেন?

ব্রউজার এ গিয়ে ডাউনলোড দেন আর এডিট করে ফেলেন। আমাদের অনেকের ই আবার অনেক বন্ধু খুব ভাল ইংরেজী পারে তাকে দিয়ে এটি লিখিয়ে নেই , কিংবা অন্যের কভার লেটারকে নকল করে নেই। তাই না? আমরা বেশির ভাগ মানুষ তো তাই করি। কিন্তু এখনেই আমাদের ভুল। তাই আমাদের নিজেদের কভার লেটার আমাদের নিজেদের ই লেখা উচিত কারন আপনি যদি কপি করে বা অন্য কাউকে দিয়ে এটি লিখান আর যদি আপনাকে সেই প্রতিষ্ঠান থেকে ইন্টারভিউ এর জন্য ডাকে আর যদি আপনি সেটার সাথে সম্পর্কিত তথ্যের সাথে মিল বজায় না রাখতে পারেন তাহলে তাৎক্ষণিক আপনাকে তারা বাদ দিয়ে দিবে। তাই একটু মনোযোগ ও সময় দিয়ে নিজের কভার লেটার টা নিজে লিখুন। আজ আমি আপনাদের একটি মানসম্মত কভার লেটার লেখার নিয়ম এবং কী কী বিষয় লক্ষ্য রাখতে হয় এ বিষয়ে জানাব। তাহলে আসুন আমরা এটি জেনে নেই:

কোম্পানির বিস্তারিত

শুরুতেই তারিখ, কার নিকট লিখছেন ,কোম্পানির নাম ,ঠিকানা ইত্যাদি কভার লেটার এর বাম পাশে ধারাবাহিক ভাবে লিখবেন।

সাবজেক্ট
কোন পজিশন এর জন্য আপনি এপ্লাই করেছেন সেটি সাবজেক্ট এ উল্লেখ করবেন যেমন- Subject: Application for the position of Senior Officer/ Officer।

অভিবাদন
অবশ্যই আপনার সম্বোধনটি শুরু করবেন “Dear Sir/ medam” বা “Hello Sir /medam ” দিয়ে।

এবার কোথা থেকে চাকরিটির খোঁজ পেয়েছেন? তা লিখুন

চাকরিটির জন্য আবেদন তো করেছেন কিন্তু তার উৎস টা কোত্থেকে পেয়েছেন তা অবশ্যই প্রথমেই উল্লেখ করবেন। আপনি হয়তো কোন পত্রিকা বা জব সাইট থেকে উৎস টি পেয়েছেন সেটি তারিখ সহ উল্লেখ করে দিবেন। যেমন- I wish to apply for the role of Senior Officer/ Officer currently being advertised on ..

আপনার যোগ্যতা সম্পর্কে বলুন

এর পরেই আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা এবং কাজের অভিজ্ঞতা নিয়ে বলে ফেলুন। আমরা অনেকেই ভুল কাজ করে ফেলি সেটি হল আমাদের এডুকেশনাল ব্যাকগ্রাউন্ড নিয়ে অনেক লেখা লিখে ফেলি। যেটা ঠিক নয়। লিখবেন কিন্তু আপনার সর্বশেষ ডিগ্রি টাই উল্লেখ করুন বাকি গুলো ইন্টারভিউয়ার আপনার সিভি থেকে দেখে নিবে। তাই আপনি কেন অন্যদের থেকে যোগ্য এবং তাদের থেকে এগিয়ে আছেন সেই প্রসঙ্গে দ্রুত চলে আসবেন । প্রথম অংশ টি তে অপ্রয়োজনীয় কোন বিষয় লিখবেন না । তাহলে হয়ত ইন্টারভিউয়ার আপনার লিখার ভালো অংশ পর্যন্ত পৌঁছানোর আগেই সেটিকে বতিল করে দিবে ।

নোটঃ নতুনরা ও অভিজ্ঞতা শূন্য নন। তারা ইন্টার্নশিপ, ইন্ডাস্ট্রি ভিজিট, প্রজেক্ট ইত্যাদি কে অভিজ্ঞতায় দেখিয়ে দিন।

কেন এই পজিশনে এপ্লাই করেছেন এবং আপনি ই কেন যথার্থ ?

আমরা তো রোজ হাজারো জবের অফার দেখতে পাই। কিন্তু কেন এই পজিশনে এপ্লাই করলেন এটি ইন্টারভিউআর অবশ্যই জানতে চাবে। তাই নির্দিষ্ট করে আপনার এপ্লাই করার কারন গুলো বর্ননা করুন। ।এই পেশার সাথে সম্পর্কিত আপনার আগের পেশাগত অর্জনসমূহ সংক্ষিপ্ত আকারে বর্ণনা করুন। কিভাবে আপনি প্রতিষ্ঠানের জন্য সাফল্য বয়ে আনতে পারবেন তা বলুন । আপনার এমন কোন দক্ষতা যার জন্য আপনি অন্যদের চেয়ে এগিয়ে তা লিখে দিন।

উল্লেখিত পজিশন এ আপনি কি কাজ করবেন তা উল্লেখ করবেন না

একটি প্রচলিত কভার লেটার ভুল। পজিশন টি তে আপনার করনীয় কি তা অনেকেই উল্লেখ করে দেন। কিন্তু তারাই যেহেতু জব অফার টি দিয়েছে সেহেতু সেটি তো লেটার পাঠক জানেই। সেটি উল্লেখ করলে সে বিরক্তই হবে। তারা জানতে চায় উল্লেখিত পজিশন এ আপনি কোম্পানিতে কি উন্নতি করবেন সেঁটা।

পাঠক কে ধন্যবাদ দিন এবং ইন্টারভিউর প্রতি আগ্রহ দেখাবেন

পাঠক যে আপনার কভার লেটার টি পরেছে সেজন্য তাকে ধন্যবাদ দিন এবং আপনাকে ইন্টারভিউর জন্য ডাকলে আপনি যে অবশ্যই সেখানে যাবেন সে রকম ইতিবাচক একটি বাক্য লিখে অনুচ্ছেদ টি শেষ করুন ।
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

মূল কথা হল , পাঠক আপনাকে পারসোনালি জানে না বা চিনে না। এই কভার লেটার টি ই আপনার পরিচয় বহন করবে আর এই কভার লেটার এর মাধ্যমেই আপনার পাঠক কে বোঝাতে হবে যে, আপনি কাজটি পুরোপুরি বুঝতে পেরেছেন এবং আপনি কাজটি অনেক ভালোভাবে সম্পন্ন করে দিতে সক্ষম। আপনি যে এই কাজটি করতে কতটা আগ্রহী এটি বুঝিয়ে দিবেন। তাহলেই আপনি ইন্টারভিউর জন্য আশা করতে পারেন।
এবার সর্বশেষে আপনার নাম ও ফোন নাম্বার কভার লেটার টি শেষ করুন।

কিন্তু শেষ হলেও এখানেই শেষ নয়। কভার লেটার লেখার ফরম্যাট টা তো জানলেন কিন্তু কিছু বেসিক রুলস তো সব কিছুতেই থাকে। ফরম্যাট ঠিক রাখলেন কিন্তু বেসিক জিনিস গুলো ভুল করলে সেই ফরম্যাট এর কোন দাম থাকবে না। তাই যেনে নিন সেগুলো ও-

  • একই কভার লেটার কপি করে বারবার ব্যবহার করা উচিত নয়। যা লিখবেন, লাইভ লিখবেন। আপনার বর্তমান পজিশন এ লিখবেন। প্রতিটি জবের জন্য ইউনিক কভার লেটার লিখতে চেষ্টা করবেন এবং কখন ও অন্যের কভার লেটার নিজে ব্যবহার করবেন না।
  • কভার লেটার এ কোনো বানান ভুল করবেন না এবং গ্রামার মিস্টেক করবেন না।
  • সঠিক ,সুন্দর, সহজ ও সরল বাক্য ব্যবহার করুন।
  • কভার লেটার বেশি বড় করবেন না।
  • কভার লেটারে নিজের গুনগান গাইতে যাবেন না কিংবা করুণা ভিক্ষা চেয়ে তাকে আকর্ষণ করার চেষ্টা করবেন না। তাহলে কোম্পানি আপনার যোগ্যতা নিয়ে সন্দেহে পড়ে যাবে। কাজটি পারার ব্যাপারে কনফিডেন্স দেখাবেন।
  • কখনো ভুলেও আপনার ফেসবুক , স্কাইপ, ভাইবার, ইমো আইডি ইত্যাদি কভার লেটারে দেওয়া যাবে না। এগুলো আপনাকে কোম্পানির কাছে আনপ্রোফেশনাল করে তুলবে।
  • কভার লেটার এ সব সময় সত্য কথা টি লিখবেন। কখনই কোনো কারণে মিথ্যার আশ্রয় নেবেন না। ক্লায়েন্টের সব জিজ্ঞাসার সঠিক উত্তর দিতে চেষ্টা করুন।
  • কভার লেটার ও সিভি তে দেয়া তথ্য গুলো যেন মিল ঠাকে। দুইটা যেন দুই রকম না হয়। তাহলে আর সে চাকরির আশা করে লাভ নেই।
  • আপনার ঠিকানা যেন সঠিক হয়। সেদিকে লক্ষ্য রাখবেন।

কভার লেটার ইন্টারভিউয়ার কে ইম্প্রেস করলে তারা আপনাকে ডাকবে ইন্টারভিউর জন্য। তখন কিছু জিনিষ মনে রাখবেন –

  • ইন্টারভিউআরের টাইম অনুযায়ী নিজেকে প্রস্তুত রাখুন। সে তার সময়মতো আপনাকে ইন্টারভিউর জন্য ডাকবে এবং আপনাকে ওই সময়েই ইন্টারভিউতে যাওয়ার জন্য নিজেকে পস্তুত রাখতে হবে। তা না হলে আপনি কাজটি হারাবেন।
  • ইন্টারভিউর আগে কোম্পানির কিছু সম্পর্কে কিছু তথ্য জেনে নিন এবং তার বিজনেস ও প্রোডাক্ট সম্পর্কে স্বচ্ছ ধারণা রাখুন। এটি আপনাকে ইন্টারভিউতে অনেকখানি এগিয়ে রাখবে।
  • আপনার যে ইন্টারভিউ নেবে, তখন তাকে সম্মান জানান। তার সঙ্গে ভদ্রতার সঙ্গে কথা বলুন এবং প্রফেশনালিজম বজায় রাখুন।
  • ইন্টারভিউ শেষ হলে ইন্টারভিউয়ার কে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না যেন।
  • এখানে কভার লেটার লেখার কার্যকর একটা ফরম্যাট ও কিছু নিয়ম কানুন দিলাম। আশা করি সকলের উপকারে আসবে।

    Jannatul Jarin

    Jannatul Jarin

    Jannatul Jarin is very friendly person and she completed her B.B.A from Daffodil International University in Marketing Major. Besides She was very conscious about fashion trend and beauty. She likes to smile herself and make laugh to others. She also write about online marketing. She is Self-Dependent, hard working and focused.
    Jannatul Jarin

    Comments

    লেখাটি পড়ে কেমন লাগলো ?

    NO COMMENTS

    LEAVE A REPLY