বিজনেস ইমেইল লেখার উপায়

0
307
বিজনেস ইমেইল লেখার উপায়
5 (100%) 1 vote

ইমেইল ওভার লোড। অনেক ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে এত ইমেইল আসে যে তার সেগুলোর সাথে ডিল করা কষ্টকর হয়ে পরে। তাই আপনি যদি চান আপনার ইমেইল টি তারা গ্রহন করুন তাহলে আপনার ইমেইল টি হতে হবে সুস্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং কার্যকর। সঠিক ফরম্যাট ব্যবহার করুন এবং যাকে বা যে ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে পাঠাচ্ছেন তাদের জন্য কোন বিষয় টি যোগ করতে হবে এবং কোন গুলো বাদ দিতে হবে তা সম্পর্কে জানুন। এতে আপনার এবং আপনার কোম্পানীর পেশাদারী উপস্থিতি বজায় থাকবে। চলুন দেখে নেই কিভাবে কার্যকর ভাবে বিজনেস ইমেইল লেখা যায়।

ইমেইলে ৬-৮ শব্দের মধ্যে সাবজেক্ট লিখুন

আপনার সাবজেক্ট টি হতে হবে সংক্ষিপ্ত এবং পয়েন্টে থাকতে হবে এবং ইমেইলের প্রধান বার্তাটি যেন সবার দৃষ্টিগোচর করে। সেটি দেখেই রিডার চিন্তা করবে যে সে পুরো ইমেইলটি
পড়ে দেখবে কিনা। যারা রোজ শত শত ইমেইল পায় তারা নিশ্চই সাবজেক্ট দেখে তাদের যেটা প্রয়োজন সেটিই খুলে দেখে। তাই তাদের প্রয়োজনীয়তাকে বিবেচনা করে ইমেইল এর সাবজেক্ট তৈরি করুন।

ভাল ইমেইল সাবজেক্ট এর উদাহরণ

১। মার্কেটিং মিটিং ৬ জুন ২০১৬ দুপুর ৩ টা। আপনি কি এটেন্ড করতে পারবেন?

২। প্রিন্টারটি নষ্ট হয়ে গেছে। প্রতিস্থাপন করতে পারবেন কি?

ভুল ইমেইল সাবজেক্ট এর উদাহরণ

১। একটি মিটিং

২। প্রিন্টার প্রবলেম

ইমেইল যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন

মানুষ ব্যস্ত, তাই তারা আপনার ইমেইল পড়ে বেশী সময় ব্যয় করতে চাইবে না, এটাই স্বাভাবিক। আপনার ইমেইল ছোট করবেন ঠিক কিন্তু তারা যেন প্রয়োজনীয় সব তথ্য
বিস্তারিত ভাবে পায় সেদিকে লক্ষ্য রাখবেন। আপনার বাক্য গূলো ছোট এবং পয়েন্টে হতে হবে। আপনার ইমেইল পাঠানোর আগে, সেটি নিজে কয়েকবার পড়বেন এবং কোনো অপ্রাসঙ্গিক তথ্য থাকলে সেগুলো বাদ দিবেন। পাঁচটি সেন্টেন্স এ ইমেল পাঠাতে চেষ্টা করুন।যদি আপনি এটা করতে পারেন, তাহলে এটা একটা সুষ্ঠু ইমেইল হবে। শেষে আপনার নাম ও ধন্যবাদ দিয়ে শেষ করুন। অতিরিক্ত কিছু দিতে যাবেন না।

সহজে দর্শন যোগ্য

এমন ফ্রন্ট ব্যবহার করুন যেন সহজেই তা বুঝা যায় এবং যদি লং ইমেইল হয় তাহলে কী- পয়েন্ট গুলো বোল্ড করে দিতে পারেন। তাহলে মেইন পয়েন্টটা সহজেই তাদের চোখে পরবে।

URL গুলি অন্তর্ভুক্ত করুন

এ প্রক্রিয়ায় পাঠককে দ্রুত ইমেইল প্রক্রিয়া করতে সাহায্য করবে। অপ্রাসঙ্গিক কোন URL এর সাথে ইমেইল সংযুক্তি কখনই করবেন না। তার প্রয়োজন হতে পারে এমন URL টি যোগ করুন।

রিডারকে সরাসরি নির্দিষ্ট প্রশ্নটি করুন

আপনি রিডারের কাছ থেকে কি চাচ্ছেন তা পরিষ্কারভাবে জিজ্ঞাসা করুন। আপনি কি চাচ্ছেন তা যেন পাঠককে অনুমান করে নিতে না হয় যে আপনি একটি সিদ্ধান্ত চাচ্ছেন না পরামর্শ নাকি কিছু কেনাকাটা করতে চাচ্ছেন তাদের থেকে। আপনার চাওয়া টিকে সরাসরি বলে দিন। কার কাছ থেকে আপনি উত্তরটি আশা করছেন তাও স্পষ্ট ভাবে উল্লেখ করে দিন। আর যদি আপনি ইমেইলটি শুধুমাত্র কাউকে কোন কিছু অবগত করার জন্য করে থাকেন তাহলে অবশ্যই সাবজেক্ট এ “অবগতির জন্য” বিষয় শুরুর আগে উল্লেখ করবেন।

email-1

ফরমাল টোন ব্যবহার করুন

ইমেইলে এমন টোন ব্যবহার করুন যেন ইমেইলটি পেশাদারী এবং সরাসরি হয়। কোন আবেগপ্রবন বা ইনফরমাল কথাবার্তা সম্পুর্ন দূরে রাখবেন।

ইমেইলটি যেন হয় ত্রুটি মুক্ত

যেহেতু আপনি বিজনেস ইমেইল পাঠাচ্ছেন সেহেতু লক্ষ্য রাখবেন সেটিতে কোন ধরনের ভুল যেমন- ব্যাকরন বা বানানে ভুল যেন কোন মতেই না হয়। স্পেল চেক বা ব্যাকরন চেক অপশন ব্যাবহার করতে পারেন। যদি আপনি একাধিক ব্যাক্তির নিকট ইমেইল পাঠাতে চান তাহলে অভ্যর্থনা দিয়ে শুরু করুন। কিন্তু হ্যাঁ অভ্যর্থনা অবশ্যই ফর্মাল ও সংক্ষিপ্ত হতে হবে। আপনি যাকে মেইল করছেন তাকে আপনি তার নাম ধরে সম্বোধন করতে পারেন আবার নাও পারেন। সেটা কাকে ইমেইল করছেন তার উপর এবং কেন করছেন সেই অবস্থার উপর নির্ভর করে।

অভ্যর্থনার ক্ষেত্রে ব্যবহার করতে পারেন

২। গুড মর্নিং/আফটার নুন/ইভিনিং ইত্যাদি

ক্লোজিং দিয়ে শেষ করুন

পুরো মেইল লেখা শেষে কিন্তু সুন্দর ভাবে ক্লোজ করতে হবে। সুন্দর একটি ক্লোজিং নম্রতা ও আপনার কথা যে শেষ তা নির্দেশ করে। শুধু “Best Wishes” বা “Sincerely ব্যবহার না করে

১। আই লুক ফরওয়ার্ড টু ইওর রেস্পন্স

২। আই হোপ টু হিয়ার ফ্রম ইউ সুন

৩। থাঙ্ক ইউ ফর ইওর টাইম

ইত্যাদি দিয়ে শেষ করুন।

আপনার নাম উল্লেখ করুন

ইমেইলের শেষে অবশ্যই আপনার নাম লিখে দিবেন। নাম ছাড়া ইমেইল বেনামি পত্রের মত মনে হবে। অনেক ইমেইল এ অটোমেটিক সাক্ষর ব্যবহার করা যায়। সেটি ব্যবহার করুন

প্রয়োজনে। কিন্তু নাম লেখার ও কিছু ফরম্যাট থাকে। যেমন-

ধরুন আপনার নাম ডঃ জন স্মিথ

১। ডঃ জন স্মিথ (ফরমাল)

২। ডঃ স্মিথ (মোটামুটি ফরমাল)

৩। জন স্মিথ (ইনফরমাল বলা চলে)

৪। জন (পুরো ইনফরমাল)

কন্টাক্ট ইনফরমেশন দিয়ে দিন

আপনার নামের নিচে আপনার ফোন নাম্বার, ঠিকানা, মেইল এড্রেস ইত্যাদি উল্লেখ করে দিন। যেন সে চাইলেই আপনার সাথে সহজেই যোগাযোগ করতে পারে।

Jannatul Jarin

Jannatul Jarin

Jannatul Jarin is very friendly person and she completed her B.B.A from Daffodil International University in Marketing Major. Besides She was very conscious about fashion trend and beauty. She likes to smile herself and make laugh to others. She also write about online marketing. She is Self-Dependent, hard working and focused.
Jannatul Jarin

Comments

লেখাটি পড়ে কেমন লাগলো ?

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY