ব্যবসার প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করবেন কিভাবে?

0
539
ব্যবসার প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করবেন কিভাবে?
5 (100%) 3 votes

ব্যবসা প্রক্রিয়া হল একটি কোম্পানীর দ্বারা ব্যবহৃত লক্ষ্যে পৌঁছানোর সিস্টেম। এটা গ্রাহকের জন্য মান তৈরিতেও সহায়ক। ব্যবস্থাপক ব্যবসার প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করে ব্যবসার কাজ নির্ধারণ করে থাকে। পরবর্তীতে বিচার বিশ্লেষণ করে কোন পরিবর্তন আনা যায় কিনা তা নির্ধারণ করতে পারে। ব্যবস্থাপনা বিদ্যমান প্রক্রিয়ায় উন্নত পরিবর্তনের উপর সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে কত টুকু সময় কার্যক্ষেত্রে বাঁচানো যাবে, খরচ কিভাবে সীমিত করা সম্ভব হবে এবং গ্রাহকদের জন্য উন্নতর পন্য উৎপাদন করা যাবে। এছাড়াও আরও অনেক কিছু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াই বিশ্লেষণ করা হয়। নিম্নে সে সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হল-

ধাপ-১ নির্ধারণ করুন কিভাবে একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সৃষ্টি করবেন

  • একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া নির্ধারণ করুন- একটি ব্যবসার কার্যক্রম সেভাবেই নির্ধারণ করা হয় দৈনিক কর্মীদের কার্যক্ষমতার পরিবর্তন ও প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য পুরনের উপর। একটি প্রক্রিয়ার মাঝেই প্রকাশ পায় কর্মী নির্দিষ্ট লক্ষ্যে পৌছাতে পারবে কিনা। বুঝতে হবে কিভাবে একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করতে পারবেন আপনি এবং কিভাবে একটি প্রক্রিয়া তৈরি করা হয় প্রয়োজন।
  • – কাজের পরিধি বিবেচনা করুন। মনে করুন আপনি আপনার ক্লায়েন্টের পাঠানো লিস্ট দিয়ে একটি প্রক্রিয়া আপডেট করছেন। এথেকে আপনি আপনার কাজের পরিধি বুঝতে পারবেন। এভাবে প্রতিদিন অনেক ক্লায়েন্ট লিস্ট পাঠাবে। এথেকে আপনি অনুমান করতে পারেন যে মাসে আপনার ২০০ টা চালান আপনার তৈরি করতে হবে।

    – আপনার কাঙ্খিত ফলাফল নির্ধারণ করুন। আপনি কি প্রক্রিয়া ব্যবহার করে সম্পাদন করতে চান সম্পর্কে চিন্তা করুন। এই মুহূর্তে আপনার পন্য যতো তারাতারি সরবরাহ করতে চান তার জন্য গ্রাহকের কাছে সঠিক চালানটি চাবেন। আপনার অর্ডার যখন প্রেরন করবেন তখন চালানের হার্ড কপি প্রেরন করবেন সে সাথে চালানের কপি ইমেইলও করতে হবে।

    – আপনার প্রক্রিয়ার সকল কাজের ডকুমেন্ট রাখবেন। এতে আপনার পরবর্তীতে কাজ করতে অনেক সুবিধা হবে। আপনার সকল ডকুমেন্টের একটি তালিকা তৈরি করবেন এবং একটি ফ্লোচার্ট করবেন। বড় সংগঠন গুলোতে প্রায় সময়ই একটি প্রক্রিয়া অনেক বিভাগের ধারা পরিচালিত হয় এবং অতিক্রম করে। উদাহরণস্বরূপ, বিলিং ডিপার্টমেন্টে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং ডিপার্টমেন্ট একসাথে মিলে কাজ করতে পারে।

    – কোন প্রতিষ্ঠানের কোন বিভাগটি ইনপুট ও আউটপুট এর হিসাব রাখবে তা একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় উল্লেখ করুন। উদাহারনস্বরূপ বলা যায় অ্যাকাউন্টিং ডিপার্টমেন্ট কর্মচারীদের বেতন নির্ধারণের জন্য একজন কর্মীর ঘন্টার কাজ, মজুরি হার ইত্যাদি এইচ আর ডিপার্টমেন্ট থেকে তথ্য নিয়ে থাকে।

    – ব্যতিক্রম কোন প্রক্রিয়া উল্লেখ করুন- প্রায় প্রতিটি ব্যবসা পদ্ধতি ব্যতিক্রম বা বৈচিত্র থাকবে। উদাহারন স্বরূপ বলা যায় একজন ক্রেতা একসাথে অনেক কিছু কেনার জন্য বড় ডিসকাউন্ট পেতে পারে। এখন এই তথ্য আপনার চালানে ভিন্ন ভাবে উল্লেখ থাকবে।

  • আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়ার ডকুমেন্ট এবং চিন্তা করুন আপনি কি ধরনের প্রক্রিয়া তৈরি করেছেন- বিভিন্ন ধরনের প্রক্রিয়া গুলো আলাদা করুন এবং বিশ্লেষণ করুন কিভাবে আরও উন্নতি করা যায়। যদি আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া একই ধরনের হয় তাহলে অনুরুপভাবেই উন্নতি করা যাবে। একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ায় অপারেটিং, সমর্থন বা ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া হতে পারে।
  • – আপনার প্রক্রিয়া দিন দিন পরিবর্তন হতে পারে। আপনি যতো তাড়াতাড়ি আপনার প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করতে পারবেন তত তারাতারি চালান তৈরি করে পৌছাতে পারবেন। আর আপনি যতো জলদি চালান পাঠাতে পারবেন।

    – আপনার প্রক্রিয়াটি হতে হবে সব বিভাগের সমর্থন যোগ্য। আপনি যে প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করছেন যদি কোন পরিবর্তন করতে হয় তাহলে অবশ্যই সবার অনুমতি নিতে হবে।

    – প্রতিটি প্রতিষ্ঠান চালানোর জন্য একটি সু-নির্দিষ্ট ব্যবস্থাপনা থাকা দরকার। পরিকল্পনা ও বাজেট বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া একটি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া। প্রত্যেক কোম্পানির একটি বাজেট তৈরি করতে একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া থাকতে হবে। যে প্রক্রিয়া ফার্ম এর চিফ ফিন্যান্সিয়াল অফিসার সঙ্গে তাদের বিভাগের বাজেট নিয়ে আলোচনা করার জন্য ব্যবস্থাপনা প্রয়োজন হবে।

  • ব্যবসা প্রক্রিয়ায় বিশ্লেষণ করুন অদক্ষ কোন প্রক্রিয়া থাকলে- একটি ব্যবসা প্রক্রিয়ার ইনপুট এবং আউটপুট নিয়ে গঠিত হয়। শ্রম, জ্বালানি উপকরণ এবং রাজধানী সরঞ্জাম ইনপুট হিসেবে বিবেচনা করা হয়। একটি ইনপুট একটি সম্পদ যা রাজস্ব এবং লাভ হিসেবে ধরা হয়। আউটপুট অন্যদিকে একটি শারীরিক পণ্য বা সেবা।
  • – আপনার প্রক্রিয়া ইনপুট দক্ষতা ব্যবহার করে আউটপুট তৈরী করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়- আপনি স্বয়ংক্রিয় মেরামতের দোকান পরিচালনা করছেন। আপনার ইনপুট শ্রম, সরঞ্জাম ও মেরামতের অংশ। আপনার আউটপুট একটি মেরামত গ্রাহক বাহন।

    – আপনার প্রতিস্থাপন অংশ খরচের জন্য আপনার একটি বাজেট থাকে। তাহলে যে আরেকটি ইঙ্গিত যে কিছু ভুল হয়। বিশেষভাবে আপনার ক্রয় বিভাগের সঙ্গে একটি সমস্যা থাকতে পারে, অথবা বিক্রেতাদের সঙ্গে যারা ​​যন্ত্রাংশ বিক্রি জনিত সমস্যা থাকতে পারে।

    – আপনার সমস্যা চিহ্নিত করনের উপর ভিত্তি করে আপনার পরবর্তীতে প্রক্রিয়ার পরিবর্তন সম্ভব। বিভিন্ন প্রক্রিয়ায় অগ্রাধিকার করার প্রয়োজন হলে যে প্রক্রিয়াটি আপনার ব্যবসার উপর সবচেয়ে বড় প্রভাব রয়েছে তা নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, যদি আপনি প্রথম অপেক্ষার সময় প্রক্রিয়া ঠিক করতে পারেন। দীর্ঘ অপেক্ষার সময় আপনি গ্রাহকদের হারাতে হতে পারে। এক্ষেত্রে আপনার প্রথম অগ্রাধিকার প্রক্রিয়া করুন।

ধাপ-২ আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করুন

  • প্রক্রিয়া সম্পর্কে কর্মীদের সাথে কথা বলুন- এখন আপনি ঠিক করুন একটি প্রক্রিয়া চিহ্নিত করে। মানুষ বাস্তবায়নের জন্য অনেকের সঙ্গে প্রক্রিয়াটি নিয়ে আলোচনা করে। অংশগ্রহণকারীদের সাক্ষাৎকার সময় নিন এবং তাদেরকে জিজ্ঞেস করে সম্ভাব্য উন্নতি চিহ্নিত করতে পারেন।
  • – আপনার কর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন তারা কি করছে এবং কেন তারা এটা করছে।

    – নির্ধারণ করুন ইনপুট এর প্রতিটি টাস্ক চালানোর জন্য কি ধরনের সঞ্চালন প্রয়োজন হবে। উদাহরণস্বরূপ বলা যায় আপনি যদি ডেনিম জিন্স উৎপাদন করেন তাহলে জানার দরকার কে আপনার জিন্সের এবং জিন্সের উপাদান সরবরাহ করে থাকে সে সব বিক্রেতাদের প্রয়োজন।

    – প্রতিটি কাজের আউটপুট চিহ্নিত করুন, এবং যারা ​​আউটপুট পায় তাদের চিহ্নিত করুন। ধরুন আপনি একটি গাড়ী মেরামতের দোকান পরিচালনা করেন, তাহলে আপনার প্রতিস্ষ্ঠানে মেরামতের কাজ করে থাকে সে সব কর্মীদের কাজ এ জায়গায় লিখিত সংগৃহীত থাকে। এখন আপনার করনীয় মেরামতের কর্মীদের সকল তথ্য আপনার বিলিং ডিপার্টমেন্টে পাঠাতে হবে। বিলিং এলাকা গ্রাহকের জন্য একটি বিল তৈরি করবে।

    – আপনি কারো কাছ থেকে পরামর্শ নিতে পারেন আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে। যেমন আপনার কোম্পানিতে অদক্ষ কর্মী থাকলে তা সমস্যা কিভাবে সমাধান করবেন।

  • চিন্তাভাবনার অধিবেশন পরিচালনা প্রক্রিয়া উন্নতি খুঁজে পেতে- আপনার ব্যবসা একাধিক বিভাগের জড়িত। গ্রুপ সেশন প্রক্রিয়া চিহ্নিত করুন এবং এটি একাধিক বিভাগের উপর প্রভাব ফেলতে পারে। এই সেশনে অংশগ্রহণকারীদের সঙ্গে আপনার এক অন এক সাক্ষাত্কার সময় প্রদত্ত তথ্য যাচাই করতে পারেন।
  • – আপনি যে সকল তথ্য পেয়েছেন তা সংক্ষেপ করুন এবং অংশগ্রহণকারীদের মাঝে প্রক্রিয়া বণ্টন করুন। এটি উভয় অংশগ্রহণকারীদের এবং যাদের আপনি সাক্ষাৎকার নিচ্ছেন না তাদেরও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। প্রত্যেকের কাছে প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন। এই সব প্রতিক্রিয়া আপনার বিশ্লেষণের জন্য অতিরিক্ত নির্দেশিকা প্রদান করবে।

    – প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত তথ্য একটি স্পষ্ট ধারণা দেই কিভাবে একটি প্রক্রিয়া কাজ করে এবং কি তার সমস্যা, সেই সঙ্গে আপনি সমাধান প্রদান করতে পারবেন।

    – কর্মীদের সঙ্গে আলোচনা করা হয় প্রক্রিয়া পরিবর্তনের জন্য কোন পদক্ষেপ নিতে হবে কিনা। আপনার পরিবর্তনগুলি খরচ কমাতে পারে, সময় হ্রাস করতে পারে। আপনি একটি প্রক্রিয়া সহজতর বা গ্রাহক সেবা উন্নত করনের জন্যই পরিবর্তন করে থাকেন।

  • প্রতিটি প্রসেসের জন্য একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া ফ্লোচার্ট তৈরী করুন- ব্যবসার প্রক্রিয়ার ফ্লোচার্ট আপনি একটি ব্যবসার প্রক্রিয়ার মান বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। ফ্লোচার্ট তৈরি করার জন্য আপনার ব্যবসা প্রক্রিয়া আলোচনা থেকে ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করতে পারেন। ফ্লোচার্টে একটি নির্দিষ্ট ব্যবসা প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ সব থাকা উচিত।
  • – এটা মনে রাখতে হবে যে একটি ব্যবসা প্রক্রিয়ার ফ্লোচার্ট শুধুমাত্র সংজ্ঞায়িত পদ্ধতি যা কিনা সকল কর্মচারী অনুসরণ করা আবশ্যক।

    – ফ্লোচার্ট ম্যানুয়ালি বা সফটওয়্যার ব্যবহারের সঙ্গে প্রস্তুত করা যেতে পারে। ওয়ার্ড প্রসেসর এবং charting কার্যকারিতা সঙ্গে স্প্রেডশীট প্রোগ্রামের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এছাড়াও আপনি সফ্টওয়্যার যে ফ্লোচার্ট আঁকা ডিজাইন করা হয় ওটাও ব্যবহার করতে পারেন।

    – ফ্লোচার্ট একটি চমৎকার টুল যাতে আপনার ব্যবসার পুরো প্রক্রিয়াটি দেখতে পারবেন। এর মাধ্যমেই আপনি বের করতে পারবেন কোনটি কার্যকর আর কোনটি অকার্যকর প্রক্রিয়া।

    – একবার আপনি একটি প্রক্রিয়া পরিবর্তন করতে চাচ্ছেন তাহলে ফলাফল পর্যালোচনা করে দেখবেন এবং যদি ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিবর্তনের ফলে উন্নতি সম্ভব তাহলে আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী তৈরি করে দেখতে পারেন। যদি তা না হয় ব্যবসা প্রক্রিয়া আবার বিশ্লেষণ করুন এবং উন্নতি এলাকাসমূহ চিহ্নিত করার চেষ্টা করুন। ব্যবসা প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ সবসময় আপনার ব্যবসার জন্য একটি চলমান প্রক্রিয়া হওয়া উচিত।

Afrin Mukti

Afrin Mukti

Afrin complete her MBA in marketing, beside this she love music and read lots of books. She also write about online marketing, Bangladesh fashion trend and anything that interested her. She is very dynamic and details oriented.
Afrin Mukti

Comments

লেখাটি পড়ে কেমন লাগলো ?

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY