ইমেইল আদান প্রদানের জন্য ১১টি সহজ কৌশল

0
463
ইমেইল আদান প্রদানের জন্য ১১টি সহজ কৌশল
5 (100%) 1 vote

অনেকের কাছে ইমেইল অনেক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। আমাদের কাজের বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ২৫% দখল করে থাকে ইমেইল। বেশিরভাগ ব্যবসায় যোগাযোগ মাধ্যম হিসেবে ইমেইল ব্যবহার করা হয়। ইমেইল ব্যবহার করার সুনির্দিষ্ট নিয়ম রয়েছে। অনেকে ইমেইল পাঠানোর আগে অনেক চিন্তা ভাবনা করে কিভাবে ইমেইল পাঠানো যাবে। কোন ভুল হল কিনা। আপনি মনে করতে পারেন আপনার ইমেইল পাঠাতে অনেক সময় লাগছে। কিন্তু বুঝতে পারছেন না কিভাবে আপনার সময় সংক্ষেপ করবেন। ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে কিছু কৌশল প্রয়োগ করলে আপনি খুব সহজেই ইমেইল পাঠাতে পারছেন। এখন আপনাদের সামনে সেই কৌশল গুলো তুলে ধরব-

১। সংক্ষিপ্ত করে লিখুন
আপনি ঠিক কি বুঝাতে চাচ্ছেন তাই লিখুন। অযথা বাড়তি কথা লিখে বড় করবেন না। অনেকে ইমেইল লেখার সময় প্রয়োজনীয় অপ্রয়োজনীয় সব কিছুই লিখে। অনেক সময় আপনি কি বুঝাতে চাচ্ছেন তাই উল্লেখ করেন না। আপনি যে বিষয়ে ইমেইল দিচ্ছেন সেই বিষয়টি গুরুত্বের সাথে তুলে ধরুন।

২। একটি ভাল বিষয় দিন
আপনি ইমেইল এর বিষয় এমনভাবে লিখুন যেখানে আপনি যা বুঝাতে চাচ্ছেন পাঠক আপনার ইমেইল সাবজেক্ট দেখেই ইমেইলের গুরুত্ব বুঝতে পারে। এটি আপনার একটি কৌশল। আর আপনি এমন সাবজেক্ট দিন যাতে দরকারের সময় সহজেই খুঁজে বের করতে পারেন। নিজেকে জিজ্ঞেস করুন কি বিষয় দিলে আপনার জন্য সহজ হবে।

৩। সহজবোধ্য ভাষায় লিখুন
প্রোডাকটিভিটি বিশেষজ্ঞ জেসন এমাক ইমেইল লেখা প্রসঙ্গে বলেছেন যে ইমেইলটি সহজবোধ্য ভাষায় লিখা হয় সেই ইমেইলের প্রত্যুত্তর আগে আসে। তাই চেষ্টা করবেন যাতে ইমেইলের ভাষা সহজ হয়। এতে আপনার জন্যও ভালো সময় সাশ্রয় হবে আর যে পড়বে তার জন্যও ভালো।

৪। জাদুকরী পাঁচটি বাক্য ইমেইলে রাখুন
একটি কার্যকর ইমেইলের কিছু প্রশ্ন থাকে- আপনি কে? আপনি কি চান? আপনি কেন জিজ্ঞাসা করছেন? আমার কেন সাহায্য করা উচিত? এরপর কি? আপনি চেষ্টা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে এই পাঁচটি উত্তর নোট করে রাখতে পারেন। এক্ষেত্রে আপনার ইমেইল লেখা অনেক সহজ হবে।

৫। একটি সময় নির্দিষ্ট করুন
আপনার ইমেইলে সময় সেট করে দিন যেন আপনি দিনের একটি নির্দিষ্ট সময়ে আপনার ইনবক্স চেক করতে পারেন। ধরুন দিনে ৪৫ মিনিট এর জন্য আপনার ইনবক্সের লক খুলে দিতে পারেন এবং ঐ ৪৫ মিনিটে আপনি আপনার মেল চেক করবেন। এছাড়া অন্য সময় আপনি খুব সহজেই আপনার প্রয়োজনীয় মেইল প্রদান করতে পারবেন।

৬। BCC ট্র্যাক টি ব্যবহার করুন
অনেক সময় আপনার একই মেইল অনেকবার দেওয়ার দরকার হতে পারে। আর একই মেইল বার বার আলাদা করে আপনার পাঠাতে অনেক সময় লাগবে। এক্ষেত্রে আপনি BCC ট্র্যাকটি ব্যবহার করতে পারেন। এতে আপনার অনেক সময় বাঁচবে।

৭। টেক্সট, চ্যাট বা কল করুন
একটি আলোচনা তখনই দীর্ঘ হয় যখন উভয় পক্ষের মেইল প্রত্যুত্তর পাওয়া যায়। যদি খুব গুরুত্বপূর্ণ হয় তাহলে আপনারা চ্যাট করে একে উপরের নাম্বার নিতে পারেন।

৮। আপনার সহকর্মীদের পারদর্শী করুন
আপনি আপনার সহকর্মীদের শেখাতে পারেন কিভাবে একটি মেইল পাঠাতে হয় এবং তার উত্তর দিতে হয়। অনেক সময় আপনার হয়ে আপনার সহকর্মী ইমেইল পাঠাতে পারে। তবে যদি গুরুত্বপূর্ণ মেইল হয় অর্থাৎ আপনাদের কথোপকথন একে অপরের মাঝে মেইলের মাধ্যমে অনেকবার হয়েছে তাহলে আর কারো রিপ্লে করার দরকার নাই। আপনি যখন ফ্রি হবেন তখনই উত্তর দিবেন। কারন অনেক গুরুত্বপূর্ণ মেইলের ভাষা আপনার সহকর্মী নাও বুঝতে পারে।

৯। না ভেবে উত্তর দিবেন না
যখন উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন তখনই দিবেন। খুব জরুরী না হলে সাথে সাথে উত্তর দেওয়ার দরকার নেই। আপনি যদি না ভেবেই উত্তর দিন তাহলে দেখা যাবে আপনারই সময় নষ্ট হচ্ছে। একই মেইল আপনার ভুল হওয়ার কারনে পরবর্তীতে আবার পাঠাতে হতে পারে। তাই ভাবনা চিন্তা করে উত্তর পাঠান।

১০। সবকিছু স্বয়ংক্রিয়রূপে
আপনার সময় বাঁচানোর জন্য ইমেইলে গুগল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে মিটিং তারিখ, সময়, দিন স্বয়ংক্রিয়রূপে সেটআপ দিয়ে রাখতে পারেন। এতে আপনার সময়ও বাঁচবে এবং কাজ করতে সুবিধেও হবে।

১১। সতর্ক হতে হবে
আপনার ইনবক্সে শুধুমাত্র ২ ধরনের ইমেইল রাখুন। একটি হচ্ছে আপনি এখনও পড়েন নি এবং অন্যটি হল আপনার সরাসরি প্রয়োজন যে মেইল গুলো। গুরুত্বপূর্ণ মেইল গুলো আপনি আলাদা করে রাখতে পারেন।

Afrin Mukti

Afrin Mukti

Afrin complete her MBA in marketing, beside this she love music and read lots of books. She also write about online marketing, Bangladesh fashion trend and anything that interested her. She is very dynamic and details oriented.
Afrin Mukti

Comments

লেখাটি পড়ে কেমন লাগলো ?

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY